12 estrategias para mejorar nuestro tiempo de trabajo

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Todos tenemos mucho trabajo por hacer, y parece que no hay tiempo suficiente para completarlo. “Buff, no tengo tiempo …” Nos dijimos, pero seamos sinceros, todos tenemos los mismos 7 días, 24 horas cada uno. El problema no es que no haya tiempo, sino que nuestro plan estaba mal.

Cómo administrar mejor el tiempo de trabajo es una pregunta que todos estamos ansiosos por plantear, a continuación veremos las estrategias para lograr este objetivo y cómo evitar que nuestro tiempo desaparezca como un reloj de arena.

Formas de gestionar mejor el tiempo

A continuación, veremos algunos consejos y estrategias que te permitirán aprovechar al máximo tu tiempo de trabajo para que puedas tener las actividades más placenteras que deseas realizar luego de cumplir con tus obligaciones laborales.

1. Usar una agenda

La agenda nos permite gestionar el tiempo a medio y largo plazo, teniendo en cuenta las fechas importantes y teniéndolas en cuenta. Independientemente de si es un formato digital o un formato físico, es importante que cuando debamos entregar informes o completar tareas a tiempo, debemos organizar las tareas y planificar bien. Siempre debemos estar preparados, anotar todos nuestros compromisos y consultar con frecuencia. No confiemos en nuestros recuerdos, porque en términos de lo que creemos que es absolutamente confiable, este no es el caso.

2. Asignar un tiempo concreto a las tareas

Si seguimos trabajando sin descanso, tarde o temprano experimentaremos fatiga física y mental, lo que nos impedirá funcionar plenamente. Por tanto, es necesario destinar una determinada cantidad de tiempo a cada actividad y dejar algo de tiempo libre entre tareas, incluso si el tiempo es corto. Esto puede resultar contradictorio, pero considerando que por más de 50 minutos nos cuesta mantener la concentración, un pequeño descanso puede refrescarnos y hacer que nuestro trabajo sea satisfactorio.

La situación ideal es establecer un horario en el que comenzamos a realizar cada tarea que se nos asigna y en qué momento debemos hacer una pequeña pausa. Podemos confiar en el método Pomodoro para trabajar durante 25 minutos (1 Pomodoro) o 50 (2 Pomodoros), y luego descansar durante 5 minutos entre cada período. Por tanto, seremos capaces de seguir adelante sin sentirnos cansados ​​y realizar adecuadamente las funciones que tenemos que desarrollar.

3. Marcarse objetivos

Se recomienda encarecidamente establecer objetivos diarios, semanales o incluso mensuales. Esta estrategia es una buena opción para la correcta ejecución del trabajo a corto plazo y puede inspirarnos a ver cuánto hemos logrado. Estos objetivos deben ser ambiciosos, pero también deben ser realistas y alcanzables, porque de lo contrario, si vemos que no hemos logrado estos objetivos nos vamos a desmotivar. Los objetivos a fijar deben ser a corto, medio y largo plazo.

4. Priorizar tareas

No todas las tareas tienen la misma importancia. Debemos comenzar con la prioridad más importante y máxima. Independientemente del orden en el que seamos priorizados, es importante que hagamos esto, porque completar las cosas más importantes temprano significará que primero tendremos tiempo libre.

Todo lo que sea pequeño o que no se repare con urgencia puede esperar. Relacionado a esto, es crucial saber cuál es nuestro mejor tiempo de desempeño y cuál es nuestro tiempo más enfocado, para que podamos completar las tareas que requieren la mayor cantidad de recursos con la máxima eficiencia y la máxima eficiencia. Lo menos importante es mejor dejarlo en los momentos en los que nuestro rendimiento no es muy alto, siendo normalmente después de comer o a últimas horas de la jornada laboral.

5. Empezar por lo menos agradable

En muchos casos, dejamos lo último que no queremos hacer, lo cual es un gran error. Lo mejor que podemos hacer es tomarnos un mal trago lo antes posible, porque así lo eliminaremos en un día y nos dejaremos disfrutar el resto del día. Si nos deshacemos de las cosas que nos estresan en primer lugar, el resto será más fácil de completar.

6. Dividir el tiempo en bloques

Una muy buena estrategia para aprovechar y gestionar eficientemente el tiempo es dividir la jornada laboral en bloques. Si tenemos que hacer tareas complejas, las cuales a simple vista nos quitan mucho las ganas de empezarlas, siempre podemos descomponerlas en tareas más sencillas, organizadas de tal forma que cada pequeño paso sea un avance. Convirtiendo las tareas complejas en varias más sencillas podemos optimizar recursos, ahorrarnos tiempo y organizarnos mejor el tiempo.

7. Darse recompensas

Si bien no debemos abusar, si que podemos recompensarnos por hacer las tareas. Podemos darnos pequeños premios como, por ejemplo, tomarnos una chocolatina al acabar un informe, leer una media hora un libro que nos gusta, ver un vídeo que nos interese… Estos pequeños premios nos impulsarán y motivarán a hacer y acabar las tareas que tenemos que hacer.

8. Organizar un buen entorno de trabajo

El lugar donde trabajamos es más importante de lo que pensamos. En la medida de lo posible, debemos trabajar en un escritorio, una silla cómoda, buena iluminación y sin muchas interferencias. Podemos darle un toque personalizado para que sea cómodo, pero siempre asegúrese de que esté limpio y organizado. Un escritorio lleno de documentos, cuidadosamente apilado con suministros de oficina, es un entorno que nos impide concentrarnos en nuestro trabajo.

9. Ponerse límites

Pasar varias horas seguidas haciendo lo mismo sin levantarnos de la silla o estirar un poco las piernas es muy perjudicial para nuestra salud y productividad. No lo haremos mejor ampliando las horas de trabajo. Si descubrimos que una tarea nos está costando demasiado o nos distraemos con facilidad, tómese un tiempo y cambie la tarea temporalmente o tómese un descanso. No es que estemos abandonando lo que estamos haciendo, pero tenemos que dejarlo de lado por un tiempo.

10. Evitar la multitarea

Pero de la misma manera que está bien dejar una tarea a medias por un rato, no debemos pensar que vamos a trabajar bien si saltamos de tarea en tarea constantemente. Concentrarnos es algo que requiere su tiempo, así que no podemos dedicarnos a hacer alternamente dos tareas a la vez, puesto que lo único que vamos a conseguir es cansarnos muy rápidamente y tardar el doble en hacerlas. La multitarea es el peor de los enemigos de la gestión eficiente del tiempo. El rendimiento es mucho mayor cuando nos centramos en una sola tarea.

11. No temer a decir que no

Es fundamental aprender a decir que no cuando no podemos hacer algo porque ya tenemos mucho trabajo. A veces nuestros compañeros nos intentan encasquetar sus obligaciones, o incluso nuestro jefe abusa de su situación y nos pone tareas que es imposible que consigamos acabar hoy sin sacrificar parte de nuestro tiempo libre. Algunas veces puede aceptarse, pero siempre ya es pasarse. Si vemos que nos están pidiendo demasiado, no debemos temer a decir que no.

12. Delegar en terceros

A veces podemos sentir que la situación nos supera, especialmente si nos han encargado muchas tareas, más de las que esperábamos. Es importante evitar el estrés y delegar alguna de nuestras tareas a algún compañero o subordinado, sin abusar de la confianza ni tampoco pasarse ni darle una tarea para la que no ha sido contratado. La cuestión no es poner a alguien más a hacer lo que nos corresponde, pero sí mandar actividades que es complicado que podamos hacer completamente nosotros solos.

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